Online-Anmeldungen sind längst eine Selbstverständlichkeit – zumindest für die Teilnehmer. Für Veranstalter jedoch stellen Online-Buchungen nach wie vor eine ziemliche Herausforderung dar. Dabei ist der eigentliche Registrierungsprozess noch vergleichsweise simpel. Bereits komplizierter wird es, wenn beispielsweise die verfügbare Anzahl der Plätze beschränkt sein soll. Oder wenn ein Teilnehmer sich die Sache mit dem Vegetarier-Menü nachträglich doch noch einmal anders überlegt… In Backdrop CMS bietet das Modul Registration in vielen dieser Fälle wertvolle Unterstützung.
Das Registration-Modul wurde ursprünglich für Drupal entwickelt und heisst dort Entity Registration. Seit ein paar Monaten steht es auch in Backdrop CMS zur Verfügung. Ich habe es in früheren Drupal-Projekten mehrfach eingesetzt und lernte an einer Konferenz sogar dessen Entwickler kennen. Die Gesprächsrunde damals fokussierte sich schnell auf die entscheidende Frage, was in ein solches Modul gehört – und was eben nicht.
Eine Herausforderung bei Online-Registrierungen ist, dass kaum zwei Projekte identische Anforderungen haben. Zudem wird die Verwaltung bereits getätigter Registrierungen (Annullierung, Umbuchung, Korrespondenz) oft völlig unterschätzt, zumal hier meistens weitere “Kanäle” dazukommen, etwa telefonische Rückfragen oder Änderungswünsche per e-Mail.
Auch Registration deckt längst nicht alle Szenarien ab. Für komplexe Projekte sind Drittlösungen oft besser geeignet. Aber ich durfte schon mehrere Projekte für KMU-Websites umsetzen, wo das Registration-Modul das perfekte Werkzeug war. Nachfolgend ein Beispiel.
Alle Inhalte lassen sich "bookable" machen
Der Drupal-Name sagt es bereits: mit (Entity) Registration lassen sich nicht nur Veranstaltungen, sondern beliebige Inhalte buchbar machen. Es lässt sich also auch eine einfache Textseite als registrierbar definieren. Für die gelegentliche Nutzung reicht das oft völlig aus. Sind Anmeldungen jedoch integraler Bestandteil der Website, nutze ich oft die folgende Architektur (Screenshots von der Segeltörn-Website skippercyrill.ch):
- In einem oder mehreren Registrierungstypen (admin/structure/registration) wird quasi eine Vorlage mit den erwünschen Infos erstellt; beim Skipper-Beispiel sind das neben Wohnadresse auch Angaben zu Reisedokumenten und Vorkenntnissen auf hoher See.
- Ein Inhaltstyp Veranstaltung beschreibt das Angebot in Text und Bild. Also quasi die Marketing-Inhalte.
- Ein Inhaltstyp Termin referenziert auf die Veranstaltung und definiert deren Datum. Zudem muss der zuvor definierte Registrierungstyp ausgewählt werden.
Die drei miteinander verknüpften Bausteine ermöglichen eine hohe Flexibilität: die Trennung von Veranstaltung und Termin vereinfacht die Verwaltung wiederkehrender Events erheblich. Die separate Verwaltung des Registrierungstyps wiederum ermöglicht, dass Infos zu den Reisedokumenten nur abgefragt werden, wenn auch tatsächlich eine Auslandreise anfällt. Für Theoriekurse wiederum kann man beispielsweise nach Präferenzen für die Mahlzeit fragen.
Noch drei Plätze verfügbar…
Backdrops Registration-Modul verfügt auch über ein paar wichtige Funktionen, die für die nachgelagerte Verwaltung von Anmeldungen hilfreich sind:
- Teilnahmebeschränkung (Gesamtzahl oder pro Buchung)
- Anmelde-Status, etwa Bestätigt oder Storniert
- Definition des Anmeldefensters, also etwa Anmeldungen nur bis 24 Stunden vor Beginn der Veranstaltung
- Wartelisten bei Überbuchung
- Reminderfunktion per e-Mail zu einem definierbaren Zeitpunkt vor der Veranstaltung
- e-Mail-Nachrichten an alle Teilnehmer
Die massgeschneiderte Administrations-Oberfläche
Zwar ist Registration “nur” ein Zusatzmodul für Backdrop CMS. Aber es demonstriert auf eindrückliche Weise generelle Vorteile dieser Plattform: die enorme Flexibilität und Integrationsstiefe von Modulen mit Backdrop selbst. So lassen sich etwa per Views-Abfragen fast beliebig komplexe (oder reduzierte) Verwaltungsbereiche realisieren, ohne eine Zeile Code zu programmieren: Benutzer A sieht nur die Neuanmeldungen, Mitarbeiter B sämtliche Teilnahme-Daten. Gleiches gilt etwa für den Export der Daten über Views Data Export.
Sehr praktisch ist auch die Intergration mit dem Modul Rules. Dieses stellt nach der Installation von Entity Registrations fünf 'Trigger' bereit, mit denen sich individuelle Aktionen definieren lassen. Ich nutze sie meistens für den Versand der Bestätigungsmails, was sicher nur an der Oberfläche der Möglichkeiten kratzt.
Fairerweise muss aber auch gesagt werden, dass die Integration von Views oder Rules einige Erfahrung mit der Architektur von Backdrop CMS voraussetzt. Trotzdem bleibt die Einstiegsschwelle niedrig: einfache Registrierungslösungen sind problemlos ohne vertiefte Kenntnisse realisierbar.
Schwächen von Registration
Das Modul bietet ein Maximum an Flexibilität für Anwender, die per Konfiguration eine Registrierungslösung realisieren möchten. Damit gibt es selbstredend auch klare Grenzen bezüglich des Funktionsumfangs. So ist pro Registrierung nur ein Anwenderprofil möglich: man kann zwar fünf Personen für einen Event anmelden, aber nicht gleichzeitig auch fünf Teilnehmerprofile anlegen. Auch exisitert keine Möglichkeit, sitzplatzgenaue Reservationen zu tätigen.
Ebenfalls eher ungeeignet ist das Modul für das Buchen von Ressourcen: Ein Kunde wünschte mal eine Lösung, um Beratungsgespräche auf Stundenbasis zu verkaufen, auch hier erwies sich ein SAAS-Lösung als weitaus besser geeignet (wir entschieden uns dann schliesslich für eTermin).
Alternative Lösungen
Die wohl naheliegendste Alternative zu Registration dürfte das Modul Webform sein. Ein kleiner, aber bedeutender Unterschied ist, dass Webform das Entitäten-Prinzip von Backdrop CMS nicht unterstützt und quasi ein eigenes Format nutzt. Damit stehen dem Modul viele Vorteile des Backdrop-Datenmodells nicht zur Verfügung. Auch Funktionen wie etwa die maximale Teilnehmerzahl oder Wartelisten sind meines Wissens in Webforms nicht verfügbar.
Für komplexere Anforderungen empfiehlt sich ein Blick auf die Open-Source-Lösung CiviCRM, die eine enge Integration mit Backdrop, Drupal und Wordpress bietet. CiviCRM ist ein mächtiges Werkzeug für die Verwaltung von Benutzerdaten jeglicher Art, darunter auch Event-Verwaltung. Selber habe ich die Lösung aber noch nie genutzt.
Wie bereits erwähnt lohnt sich je nach Anforderung auch der Blick auf externe kommerzielle Lösungen, die sich in den letzten Jahren stark entwickelt haben, bis hin zur Ticketverwaltung oder Funktionen für die Eingangskontrolle.
Fazit
Registration ist eine flexible und leistungsfähige Lösung, um in Backdrop CMS Anmeldungen zu Veranstaltungen zu ermöglichen. Das Modul demonstriert zudem eindrücklich einen wichtigen Vorteil von Backdrop etwa gegenüber Wordpress: die hohe Interoperabilität der einzelnen Bausteine mit dem Kernsystem. Das Modul kümmert sich um Registrierungen, alles andere (Darstellung, Ereignisse, Teilnehmerdaten) wird dem Backdrop-Core oder Drittmodulen überlassen.